1. Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні станови» органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи та організації (далі - організація) створюють архівні підрозділи (далі - архів) для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

2. Архів є самостійною структурною частиною суду.

3. У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, іншими нормативно-правовими актами та Положенням про архів суду.

4. Коло службових обов'язків працівників архіву визначається посадовими інструкціями, які затверджує керівник апарату суду.

5. Основними завданнями архіву є:

- приймання від структурних підрозділів суду та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;

контроль разом зі службою діловодства за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах суду;

участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ суду, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

- ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (із змінами) (далі -Правила), архівному відділу Харківської міської ради;

- проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії суду проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

- створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

- організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;

- підготовка, передавання та транспортування документів Національного архівного фонду до архівного відділу Харківської міської ради;

участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників апарату суду, які відповідають за роботу з документами.

6. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:

- вимагати від структурних підрозділів суду передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

- повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

- давати структурним підрозділам суду рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

- запитувати від структурних підрозділів суду відомості, необхідні для роботи;

- інформувати керівництво суду про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в суді, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

7. На посаду архіваріуса суду призначається особа з повною вищою освітою відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст) і стажем роботи за фахом не менше двох років.

Архіваріус суду призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату суду.

Порядок взаємодії архіву з іншими структурними підрозділами суду визначається керівником апарату суду.

Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є архіваріус або особа, відповідальна за архів.

8. До складу документів архіву входять:

- документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами суду, та документи з особового складу;

- науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені судом або одержані ним на законних підставах;

- друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково- методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву суду;

- довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві суду окремо.

9. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані із структурних підрозділів суду до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.

Аудіовізуальні документи передаються до архіву суду одразу після завершення їх виробництва.

10. Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архіві суду:

1) для управлінської документації суду - 5 років;

2) для записів актів цивільного стану, записів нотаріальних дій і судових справ, документів з особового складу, господарських книг, документів з приватизації житлового фонду - 75 років;

3) для науково-технічної документації - 25 років;

4) для аудіовізуальних документів - 1 рік після закінчення їх виробництва або виходу в світ;

5) для електронних документів - 3 роки.

Строки тимчасового зберігання документів в архіві установи можуть бути змінені з дозволу архівного відділу Харківської міської ради, до якого ці документи надходять на постійне зберігання.

 

11. Документи з часу створення (надходження) і до передання їх в архів суду зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою.