ПОЛОЖЕННЯ

про канцелярію Жовтневого районного суду м. Харкова

І. Загальні положення

1.1.               Канцелярія Жовтневого районного суду м. Харкова (далі - канцелярія суду) є структурним підрозділом Жовтневого районного суду м. Харкова та підпорядковується йому.

1.2.            Канцелярія в своїй діяльності керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінальним процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України та іншими процесуальними та матеріальними кодифікованими актами України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про засади запобігання та протидії корупції" та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, Положенням про Державну судову адміністрацію України, Положенням про територіальні управління Державної судової адміністрації, постановами колегії, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління Державної судової адміністрації у Харківській області, Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженою наказом ДСА України № 68 від 27.06.2007, посадовими інструкціями, правилами внутрішнього трудового розпорядку, правилами поведінки державних службовців, правилами поведінки працівників суду, іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням.

1.3.        Зміни і доповнення до Положення можуть бути внесені наказом керівника апарату суду за погодженням з головою суду.

II.  Основні завдання канцелярії суду

2.1       Дотримання загальних правил ведення діловодства в суді та порядку роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до надіслання за призначенням або передавання в архів суду, звернення до виконання судових рішень.

2.2    Здійснення роботи з документального забезпечення роботи суду.

2.3    Здійснення роботи щодо обліку документообігу суду.

2.4    Здійснення роботи з обліку звернень фізичних та юридичних осіб.

2.5    Здійснення прийому та реєстрації звернень громадян.

2.6    Забезпечення здійснення статистичної та аналітичної роботи суду.

2.7    Забезпечення роботи щодо обліку та зберігання речових доказів.

2.8  Взаємодія з іншими структурними підрозділами суду з питань, що стосуються діяльності канцелярії.

III.   Структура канцелярії суду

3.1.  Підрозділ очолює старший секретар суду, який призначається та звільняється з посади керівником апарату суду.

3.2.              Керівництво діяльністю підрозділу здійснює старший секретар суду, який підпорядковується голові суду та безпосередньо керівнику апарату суду.

3.3.  До складу канцелярії за посадами входять:

-   старший секретар суду;

-  секретар суду;

-  секретарі судових засідань;

-  діловод;

-  архіваріус (або особа відповідальна за ведення архіву суду).

3.4.    Працівники підрозділу призначаються на посади та звільняються з посад наказом керівника апарату суду.

IV.   Функції

4.1.  Щоденно (протягом усього робочого часу) здійснює приймання та реєстрацію судових справ та іншої кореспонденції, відповідно до вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України № 68 від 27 червня 2006 року із наступними змінами та доповненнями (далі - Інструкції з діловодства). Забезпечує присвоєння вхідних номерів документам та порядкових номерів судовим справам в порядку черговості, відповідно до вимог Інструкції з діловодства.

4.2.      Забезпечує передавання під підпис судових справ і вхідної кореспонденції за призначенням суддям та працівникам апарату суду відповідно до обов’язків та резолюції керівника.

4.3.  Ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ.

4.4.    Забезпечення своєчасного надходження судових справ та іншої кореспонденції до суддів та працівників апарату.

4.5.  Забезпечення ведення контрольних журналів суддів.

4.6.        Ведення обліково-статистичних карток на усі судові справи за формами, передбаченими в Інструкції з діловодства.

4.7.   Забезпечує ведення обліку та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку та загального діловодства.

4.8.  Здійснює реєстрацію та облік звернень громадян.

4.9.   Здійснює оформлення обкладинок справ та формування документів судових справ та справ загального діловодства відповідно до встановленого Інструкцією з діловодства порядку.

4.10.    Забезпечує ведення реєстраційних карток контрольних документів, веде облік і зберігання виконаних документів.

4.11.      Робота з позовними заявами, заявами наказного та окремого провадження у цивільних справах, залишеними без руху.

4.12.   Організовує роботу з адміністративними позовами, залишеними без руху.

4.13.       Організовує роботу з позовними заявами, заявами наказного та окремого провадження, у відкритті провадження у справі за якими позивачеві (заявникові) відмовлено, повернуто без розгляду.

4.14.      Організовує роботу з адміністративними позовами, у відкритті провадження в адміністративній справі за якими позивачеві відмовлено, залишено без розгляду.

4.15.      Здійснює приймання, облік, реєстрацію апеляцій, апеляційних скарг, касаційних скарг та касаційних подань на судові рішення.

4.16.   Здійснює роботу щодо направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій та повідомлення учасників процесу про день, час та місце розгляду справ (в разі необхідності).

4.17.     Забезпечує своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання. Готує відповідну інформацію та узагальнення про стан виконання рішень суду, контролює якість та строки їх виконання, проводить взаємозвірки з органами Державної виконавчої служби.

4.18.    Забезпечує ведення реєстру виданих виконавчих листів про стягнення витрат на інформаційно-забезпечення розгляду справ, здійснює контроль за своєчасністю відкриття виконавчих проваджень та строками виконання таких листів. Щоквартально готує відповідні узагальнення з даної ділянки роботи.

4.19.    Відкликання виконавчих документів у разі необхідності припинення виконання в разі необхідності за погодженням з головуючим суддею у справі.

4.20.   Забезпечує приймання, облік і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах.

4.21.   Ведення обліку та контроль за виконанням судових доручень, що надійшли з інших судів України та іноземних держав.

4.22.    Організовує видачу судових справ для ознайомлення з дозволу голови суду (або головуючого у справі), підготовку і надіслання копій документів із справ, що зберігаються в канцелярії суду чи в архіві суду.

4.23.   Забезпечує ведення архівної справи, організовує підготовку та передачу до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також документів і справ загального діловодства суду за минулі роки, організовує збереження архівних справ.

4.24.    Контролює своєчасність здачі судових справ до канцелярії суду, готує аналітичну інформацію щодо строків здачі справ до канцелярії суду, подає пропозицій щодо удосконалення вказаної ділянки роботи.

4.25.   Організовує підготовку номенклатури справ суду, збирає пропозиції з цього питання в інших підрозділах суду та працівників суду, узгоджує пропозиції щодо кількості справ і розділів номенклатури з керівником апарату. Подає номенклатуру суду на погодження голові суду, та забезпечує подання її на схвалення до архівного відділу Харківської міської ради до 15 грудня відповідного року.

4.26.  Готує аналітичні довідки з питань організації діловодства в суді.

4.27.      Виконує доручення керівника апарату суду та голови суду щодо організації діловодства у суді.

4.28.    За дорученням керівника апарату здійснює підготовку відповідей на звернення та організовує діловодство зі зверненнями громадян.

4.29.    Організовує ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом згідно з вимогами відповідної інструкції.

4.30.  Проводить узагальнення роботи суду з питань, що стосуються діяльності канцелярії.

4.31.      За дорученням керівника апарату суду здійснює контроль за виконанням окремих розділів плану роботи суду.

4.32.   Організація та здійснення підготовки статистичних таблиць, довідок, інформацій для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярій суду, при підготовці статистичної звітності.

4.33.      Вживає заходи щодо забезпечення гласності даних судової статистики. Готує відповідні довідки для розміщення на веб-сайті суду.

4.34.  Забезпечує зберігання документів, які надійшли до архіву суду.

4.35.   Приймає на зберігання від працівників апарату суду судових документів відповідно до вимог відповідних інструктивних та методичних рекомендацій.

4.36.   Здійснює контроль за систематизацією, розміщенням та обліком справ, які здані до архіву суду, організовує ведення архівної справи.

4.37.    Готує зведені описи справ постійного і тимчасового термінів зберігання, акти для передавання справ на державне зберігання, на вилучення для знищення, а також організовує роботу з експертизи цінності документів.

4.38.    Готує необхідні довідки на основі відомостей, які є в матеріалах архівних справ, веде їх облік.

4.39.   Організовує підготовку необхідних відомостей та довідок для складання відповідних звітів щодо роботи архіву.

4.40.  Контролює додержання правил протипожежної безпеки в приміщенні архіву.

4.41.     Здійснює своєчасну та якісну доставку за призначенням судових справ, іншої кореспонденції суду.

4.42.     Організовує термінову доставку листів, запитів, судових повісток, відправлення телеграм та інших документів для забезпечення оперативного розгляду справ.

4.43.      Забезпечує ведення електронного документообігу у суді та наповнення КП «Діловодство - 3» у межах своєї компетенції.

4.44.  Забезпечує ведення усіх алфавітних покажчиків та журналів первинного обліку справ та матеріалів, передбачених Інструкцією з діловодства.

4.45.  Розробляє пропозиції, спрямовані на вдосконалення організації діловодства, ведення архівної справи та документального забезпечення діяльності суду.

4.46.  Виконує інші доручення голови суду та керівника апарату суду.

V.   Організація роботи канцелярії

5.1.           Канцелярію очолює старший секретар суду, призначений на посаду наказом керівника апарату суду (або голови суду - якщо старшого секретаря призначено на посаду до прийняття Закону України «Про судоустрій і статус суддів»). Старший секретар підпорядкований та підзвітний голові суду та безпосередньо - керівнику апарату суду.

5.2.   Інші працівники канцелярії призначаються на посади і звільняються з посад наказом керівника апарату суду. Усі працівники канцелярії суду підпорядковані старшому секретарю суду та керівнику апарату суду, секретарі судових засідань - ще і відповідному судді.

5.3.   Старший секретар здійснює організаційно-розпорядчі функції щодо основних завдань, які покладені на канцелярію та визначені в цьому Положенні.

5.4.     Старший секретар несе дисциплінарну відповідальність за невиконання чи неналежне виконання, покладених на канцелярію суду завдань.

5.5.   Свою роботу канцелярія проводить у взаємодії з судцями, керівництвом суду, іншими підрозділами та працівниками апарату суду.

5.6.      Посадові обов’язки кожного співробітника канцелярії встановлюються старшим секретарем виходячи із завдань, визначених цим Положенням, та затверджуються керівником апарату суду.

5.7.         У разі відсутності старшого секретаря або неможливості здійснення ним своїх повноважень його обов'язки виконує секретар суду.

5.8.      Старший секретар суду та інші працівники канцелярії свої посадові обов'язки виконують під безпосереднім керівництвом керівника апарату суду.

VI.   Права співробітників канцелярії суду

6.1.    Співробітники канцелярії мають право:

6.1.1.     В межах своєї компетенції вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації з питань організації діловодства та документообігу.

6.1.2.   Вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення найбільш важливіших питань організації роботи канцелярії на нарадах суду.

6.1.3.  Вносити пропозиції керівнику апарату суду щодо

покращення умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому.

6.1.4.    Отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов'язків.

6.2. Старший секретар суду також має право:

6.2.1.                                Вносити        пропозиції керівнику апарату суду про переміщення працівників канцелярії, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладення дисциплінарних стягнень на працівників канцелярії, що порушують трудову дисципліну, неналежно виконують посадові обов’язки.

VII.   Відповідальність співробітників канцелярії

7.1.         Відповідальність за неналежне та неякісне виконання функцій та завдань, передбачених цим Положенням, несе старший секретар суду.

7.2.  На старшого секретаря суду покладається дисциплінарна відповідальність за:

7.2.1.     Неналежну організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї завдань та функцій.

7.2.2.   Неналежну організацію оперативної, якісної підготовки та оформлення документів, ведення діловодства згідно з Інструкцією з діловодства, неналежне ведення електронного документообігу у суді.

7.2.3.       Неналежне збереження прийнятих у роботу документів, за розголошення відомостей, що містять конфіденційну чи особисту інформацію, і стали відомі у зв’язку з виконанням посадових обов’язків.

7.2.4.   Недотримання ним та підпорядкованими йому співробітниками канцелярії трудової дисципліни, правил внутрішнього трудового розпорядку, Правил поведінки працівника суду, Правил поведінки державних службовців.

7.2.5.      Неналежне поводження з майном суду, за його пошкодження, та недотримання правил пожежної безпеки.

7.3.           Відповідальність співробітників канцелярії встановлюється їхніми посадовими інструкціями.