ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                      наказом голови суду 

від 22.10.2025 № 06-02/274

ПОРЯДОК

організації та проведення особистого прийому громадян у

Новобаварському районному суді міста Харкова

1. Загальні положення

 1.1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян у Новобаварському районному суді міста Харкова (далі - суд).

 1.2. Основними завданнями посадових осіб, які здійснюють прийом громадян, є:

- реалізація положень Закону України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації»  та інших законів, Указів Президента України, актів Кабінету Міністрів України з питань реалізації громадянами конституційного права на звернення;

- сприяння у вирішенні проблемних питань, з якими звертаються громадяни до суду, відповідно до чинного законодавства та в межах компетенції.

1.3. Порядок розроблено відповідно до вимог статті 40 Конституції України,
статті 22 Закону України «Про звернення громадян», інших нормативно-правових актів, що регулюють питання реалізації громадянами конституційного права на звернення, та з урахуванням правових засад незалежності суддів і організації судової влади, визначених Законом України «Про судоустрій і статус суддів».

1.4. Суд забезпечує організацію та проведення особистого прийому громадян відповідно до вимог Конституції України, законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про звернення громадян», «Про державну службу», «Про запобігання корупції», Положення про апарат Новобаварського районного суду міста Харкова, затвердженого рішенням зборів суддів від 23 травня 2025 року № 6/1, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20 серпня 2019 року № 814, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності, у медіа, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, та цього Порядку.

1.5. Положення Порядку не застосовуються під час розгляду заяв, скарг і запитів громадян у порядку, встановленому кримінальним процесуальним, цивільно-процесуальним, трудовим законодавством, законодавством про захист економічної конкуренції, Кодексом України про адміністративні правопорушення, законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про доступ до судових рішень», «Про доступ до публічної інформації», «Про запобігання корупції», «Про виконавче провадження», «Про адвокатуру та адвокатську діяльність».

1.6. Питання, які вирішуються в порядку, встановленому процесуальним законодавством, на особистому прийомі громадян не розглядаються. Особистий прийом громадян не здійснюється щодо розгляду конкретних судових справ та надання консультацій із правових питань.

1.7. Особистий прийом громадян у суді здійснюють голова суду, заступник голови суду, керівник апарату суду, його заступник.

1.8. У разі відсутності голови суду/керівника апарату суду особистий прийом громадян здійснює особа, яка виконує обов’язки за посадою голови суду/керівника апарату, або інший працівник, визначений керівником апарату чи головою суду.

1.9. Особистий прийом громадян здійснюється за попереднім записом у дні та години, визначені графіком особистого прийому громадян.

1.10. Дні та години особистого прийому громадян – графік особистого прийому громадян (далі – графік) – визначаються головою суду в організаційно-розпорядчому документі суду.

1.11. У разі якщо дата особистого прийому громадян згідно з графіком припадає на святковий чи неробочий день, така дата переноситься на інший робочий день, визначений керівником апарату або головою суду.

1.12. Інформація про графік та порядок особистого прийому громадян оприлюднюється на офіційному вебсайті суду та в приміщенні суду в доступному для вільного огляду місці.

1.13. Особистий прийом громадян, які мають встановлені законодавством пільги, здійснюється в першочерговому порядку.

1.14. Особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, особи з інвалідністю, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім’ї, внутрішньо переміщені особи, одинокі матері (батьки) й інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.

1.15 Особи, які не є громадянами України і законно знаходяться на території України, користуються такими ж правами щодо особистого прийому громадян, як і громадяни України.

2. Організація особистого прийому громадян

2.1. Прийом громадян головою суду, заступником голови суду, керівником апарату суду, заступником керівника апарату суду  проводиться у приміщенні суду за адресою: м. Харків, вул.. Полтавський Шлях, 45 згідно з графіком, що затверджується наказом голови суду. Графік особистого прийому керівництвом суду доводиться до відома громадян. Судді прийом громадян не ведуть.

 2.2. Прийом громадян головою суду, заступником голови суду здійснюється за попереднім записом  та з питань, що не можуть бути вирішені керівником апарату суду.

Прийом громадян головою суду проводиться щосереди з 14.00 до 16.30 години та заступником голови суду щочетверга з 15.00 до 16.30 години.

Прийом громадян керівником апарату суду проводиться щовівторка з 10.00 до 12.00 години та заступником керівника апарату суду у середу з 10.00 до 12.00 години.

2.3. Запис на особистий прийом громадян здійснюється канцелярією суду згідно з графіком протягом робочого часу, встановленого у суді.

2.4. Запис на особистий прийом громадян здійснюється на підставі письмових звернень щодо особистого прийому, оформлених відповідно до вимог Порядку.

2.5. Письмове звернення щодо особистого прийому може бути подане до суду засобами поштового зв’язку, на електронну адресу суду або безпосередньо до канцелярії суду.

2.6. Запис на особистий прийом громадян засобами телефонного зв’язку не здійснюється.

2.7. Запис на особистий прийом громадян здійснюється з урахуванням черговості подання/надходження письмових звернень щодо особистого прийому.

2.8. Запис на особистий прийом громадян в інтересах малолітніх, неповнолітніх та недієздатних осіб здійснюють їхні законні представники у спосіб, передбачений Порядком.

2.9. Запис на черговий особистий прийом громадян завершується не пізніше ніж за десять календарних днів до дня особистого прийому громадян, визначеного графіком.

2.10. Письмове звернення щодо особистого прийому оформлюється згідно з вимогами до звернення, що визначені у статті 5 Закону України «Про звернення громадян». У письмовому зверненні зазначається електронна адреса та/або номер контактного телефону як спосіб подальшої комунікації з організаційних питань особистого прийому громадян; якщо у письмовому зверненні така інформація не зазначена, повідомлення щодо особистого прийому громадян надсилаються на поштову адресу з урахуванням строків, визначених Порядком. У письмовому зверненні викладається інформація про те, чи мали місце звернення громадянина до суду раніше (крім процесуальних питань), в якій формі і яких питань вони стосувалися. У письмовому зверненні зазначається зручна для громадянина дата особистого прийому з урахуванням графіка; якщо у письмовому зверненні така дата відсутня або зазначена без урахування графіка, запис здійснюється на найближчу календарну дату проведення чергового особистого прийому громадян з урахуванням пункту 2.9. Порядку. Рекомендована форма звернення – заява щодо особистого прийому – додається до Порядку.

2.11. Письмове звернення громадянина щодо забезпечення здійснення аудіо- та/або відеозапису особистого прийому системами технічної фіксації суду додається до письмового звернення щодо особистого прийому. Таке звернення подається не пізніше ніж за десять календарних днів до дня проведення особистого прийому.

2.12. Під час подання громадянином письмового звернення щодо особистого прийому безпосередньо до канцелярії суду працівники апарату суду встановлюють особу за пред’явленими документами та здійснюють попередній розгляд письмового звернення в частині відповідності документа встановленим вимогам. У разі відсутності необхідних даних громадянинові пропонується зазначити такі відомості у поданому зверненні та/або додати відповідні документи до письмового звернення щодо особистого прийому.

2.13. Документи, що підтверджують наявність пільг та надають право на першочерговий особистий прийом громадян, а також документи, що підтверджують повноваження представника, пред’являються особою під час подання письмового звернення щодо особистого прийому до канцелярії суду. Копії таких документів додаються до письмового звернення щодо особистого прийому (у тому числі у разі подання письмового звернення засобами поштового зв’язку чи на електронну адресу суду).

2.14. Під час подання письмового звернення щодо особистого прийому безпосередньо до канцелярії громадянам повідомляють про найближчу календарну дату особистого прийому громадян, місце його проведення, необхідність наявності документів, що посвідчують особу та підтверджують наявність пільг або повноважень, порядок доступу до приміщення суду відповідно до вимог пропускного режиму в суді.

2.15. Якщо під час попереднього розгляду письмового звернення щодо особистого прийому, поданого безпосередньо до канцелярії, з’ясується, що порушені питання, з якими звертається особа, не належать до компетенції суду або вирішуються в порядку, встановленому процесуальним законодавством чи являють собою надання консультації з правових питань, працівник відділу пояснює громадянинові, до якого органу державної влади або місцевого самоврядування, підприємства, організації або установи йому належить звернутися, та надає відповідні контактні дані (за наявності такої інформації).

2.16. У разі звернення до канцелярії громадян з обмеженими фізичними можливостями, які через стан здоров’я не можуть самостійно подати власноруч написане або оформлене письмове звернення щодо особистого прийому, оформлення такого звернення здійснюють працівники канцелярії в присутності такої особи.

2.17. У записі на особистий прийом громадян може бути відмовлено з таких підстав:
2.17.1 звернення подано повторно одним і тим же громадянином з одного і того ж питання, що було вирішено по суті;
2.17.2 звернення стосується розгляду конкретних судових справ або питань, що регулюються процесуальним законодавством, або полягає в наданні консультацій з правових питань;
2.17.3 звернення полягає в оскарженні рішення з порушенням терміну його подання, визначеного статтею 17 Закону України «Про звернення громадян»;
2.17.4 звернення оформлене без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також є таким, з якого не можливо встановити авторство;
2.17.5 питання, порушені у зверненні, не належать до компетенції суду;
2.17.6 звернення оформлене без дотримання вимог Порядку.

2.18. Рішення про відмову у записі на особистий прийом доводиться до відома громадянина в усній формі у разі подання звернення щодо особистого прийому безпосередньо до канцелярії або у спосіб, зазначений особою в письмовому зверненні щодо особистого прийому, із наведенням підстав відмови та роз’яснення порядку оскарження такого рішення.

2.19. З метою забезпечення ефективної організації особистого прийому канцелярією може здійснюватися розподіл часу особистого прийому на кожного громадянина. Такий час визначається залежно від кількості осіб, які записалися на черговий особистий прийом громадян, та загального часу прийому, визначеного графіком.

2.20. Після завершення запису на черговий особистий прийом канцелярія протягом двох робочих днів подає голові суду/керівнику апарату суду/особі, яка здійснюватиме особистий прийом громадян, список осіб, які записалися на прийом, із зазначенням інформації про розподілений час особистого прийому на кожного громадянина, про зміст питання, що порушуватиметься, про здійснення аудіо- та/або відеозапису особистого прийому, а також надає матеріали розгляду попередніх звернень таких осіб (за наявності).

2.21. Під час підготовки до особистого прийому громадян за дорученням голови суду/керівника апарату суду/особи, яка здійснюватиме особистий прийом громадян, канцелярія може витребувати потрібні матеріали у структурних підрозділів апарату суду.

2.22. Не пізніше ніж за три робочі дні до дня проведення особистого прийому громадян канцелярія повідомляє громадянинові про час та місце проведення особистого прийому (за необхідності і про відведений час для проведення особистого прийому, визначений згідно з пунктом 2.19 Порядку), про особу, яка буде здійснювати особистий прийом громадян (за наявності такої інформації), шляхом надсилання повідомлення у спосіб, зазначений громадянином у зверненні щодо особистого прийому; у разі здійснення повідомлення в телефонному режимі канцелярією складається акт про повідомлення, що підписується не менше ніж двома працівниками канцелярії. У повідомленні додатково може зазначатися інформація про необхідність пред’явлення документів, що посвідчують особу та підтверджують наявність пільг або повноважень, документів, копії яких додано до письмового звернення щодо особистого прийому, про порядок доступу до приміщення суду відповідно до вимог пропускного режиму в суді тощо.

3. Проведення особистого прийому громадян

3.1. Особистий прийом громадян проводиться згідно зі списком, підготовленим канцелярією, у межах загального часу прийому, визначеного графіком.

3.2. До початку особистого прийому громадян працівник канцелярії здійснює перевірку документів, що посвідчують особу, підтверджують наявність пільг та повноважень.

3.3. Відсутність документів, що посвідчують особу або підтверджують повноваження, унеможливлює встановлення особи або наявності повноважень та є підставою для відмови в особистому прийомі громадян.

3.4. Громадянам, особистий прийом яких здійснюватиметься, необхідно прибути до суду вчасно. Прийом громадян, які запізнилися чи не з’явилися для його проведення, не здійснюється та не переноситься.

3.5. Під час особистого прийому громадян голова суду/керівник апарату суду/особа, яка здійснює особистий прийом громадян, розглядає питання по суті, надає обґрунтоване роз’яснення відповідно до чинного законодавства та вживає заходів щодо усунення порушень (за наявності таких).

3.6. Під час особистого прийому громадян відомості щодо кожного громадянина та інформація про результати особистого прийому вносяться до журналу особистого прийому громадян.

3.7. Під час проведення особистого прийому громадян може бути присутній працівник канцелярії або інший працівник апарату суду, визначений головою суду/керівником апарату суду/особою, яка здійснює особистий прийом громадян.

3.8. Присутність сторонніх осіб під час особистого прийому громадян не допускається.

3.9 Під час особистого прийому громадян особи, які беруть у ньому участь, зобов’язані поводитися ввічливо і коректно. У випадку проявів агресивної або неврівноваженої поведінки громадянину роз’яснюється про неможливість подальшого здійснення прийому та висловлюється прохання поводити себе коректно/ввічливо; якщо поведінка громадянина надалі порушує етичні норми та є агресивною або неврівноваженою, прийом таких осіб припиняється.

3.10. Аудіо- та/або відеозапис особистого прийому громадянина здійснюється системами технічної фіксації суду на підставі звернення такої особи, поданого згідно з вимогами Порядку. Використання власних технічних засобів громадянина для ведення аудіо- та/або відеозапису особистого прийому не допускається. Про здійснення аудіо- та/або відеозапису повідомляється перед початком безпосереднього проведення особистого прийому громадянина. Здійснення таких записів, їх зберігання та використання з урахуванням вимог Закону України «Про захист персональних даних» забезпечується уповноваженими працівниками апарату суду.

4. Відповідальність за порушення законодавства про звернення громадян

 4.1. За недотримання вимог Закону України «Про звернення громадян» посадові особи суду несуть відповідальність, передбачену чинним законодавством України

 4.2. Подання громадянином звернення, що містить наклеп і образи, дискредитацію органів державної влади, органів місцевого самоврядування, об'єднань громадян та їхніх посадових осіб, керівників та інших посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності, заклики до розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі та інших протиправних дій, тягне за собою відповідальність, передбачену чинним законодавством України.

5. 5. Прикінцеві положення

5.1. Особи, які запізнилися на особистий прийом громадян або не з’явилися для його проведення, реалізують право на особистий прийом громадян у загальному порядку. У разі неявки на визначений час особистого прийому складається акт, який підписується не менше ніж двома працівниками канцелярії.

5.2. Письмові та усні звернення, подані (у тому числі оформлені) під час особистого прийому відповідно до вимог статті 5 Закону України «Про звернення громадян», реєструються і на підставі резолюції передаються за належністю. Запити про надання публічної  інформації реєструються  та розглядаються відповідно до вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації».

5.3. Відповідь на звернення, розгляд якого здійснено під час особистого прийому, надається за підписом голови суду/керівника апарату суду або особи, яка здійснювала особистий прийом громадян, або особи, яка здійснює виконання обов’язків за посадою голови суду/керівника апарату суду в день надання відповіді на звернення.

5.4. Якщо вирішити питання, порушене безпосередньо під час особистого прийому неможливо, громадянин може подати письмове звернення після завершення особистого прийому до канцелярії суду. На першому аркуші такого письмового звернення зазначається «Прийнято на особистому прийомі». На вимогу громадянина виготовляється копія поданого звернення, на першому аркуші якої зазначається «Прийнято на особистому прийомі», зазначається дата надходження звернення, вхідний номер та повертається громадянинові. Таке письмове звернення розглядається в порядку, визначеному Законом України «Про звернення громадян».

5.5. Якщо після проведення особистого прийому громадянин не вимагає письмової відповіді, вона не надається, про що робиться відмітка у журналі особистого прийому громадян.

5.6. Особи, надаючи персональні дані в письмових зверненнях або безпосередньо в канцелярії, або під час особистого прийому громадян, тим самим дають згоду на обробку персональних даних відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».

5.7. За зверненням особи, що подається не пізніше ніж за десять календарних днів до дня проведення особистого прийому громадян, у разі обґрунтованої необхідності присутності перекладача під час проведення особистого прийому іноземця чи особи без громадянства, які законно знаходяться на території України, за рішенням голови суду/керівника апарату суду/особи, яка здійснює виконання обов’язків за посадою голови суду/керівника апарату суду, та за наявності фінансування на означені цілі залучається перекладач. Якщо необхідні фінансові ресурси відсутні, витрати, пов’язані із залученням кваліфікованого перекладача, за згодою покладаються на особу, яка ініціювала питання проведення особистого прийому.